In moltissime realtà aziendali è nata da tempo l'esigenza di incontrarsi con i propri collaboratori, partner o futuri clienti online per presentare nuove strategie, nuovi prodotti o servizi innovativi senza incorrere in ingenti investimenti organizzativi, spese di trasferta, location proibitive.
La soluzione di incontrarsi online organizzando un webinar risulta quindi vincente sotto molti aspetti.
Cos’è un Webinar
È un momento di incontro e confronto online per le aziende che desiderano presentare prodotti, servizi innovativi, soluzioni all'avanguardia o riunioni con i propri collaboratori, corsi di formazione, aggiornamenti o presentazioni di servizi. Ogni partecipante registrato accede da un proprio pc o da smartphone e può interagire con il coordinatore (auditore) del seminario ponendo domande o dubbi sul tema trattato.
Per accedere al webinar è ovviamente necessario disporre di un collegamento Internet, un programma di gestione di strumenti multimediali e un altoparlante/cuffia.
E' possibile proiettare slide e i relatori si possono alternare individualmente durante l'esposizione dell'argomento.
Dove si svolge
In una sala attrezzata e insonorizzata di Tecniche Nuove dotata di PC o Mac. Il webinar verrà registrato con videocamere professionali.
Invio degli inviti per partecipare al webinar
Il Gruppo Tecniche Nuove dispone di un vasto database di lettori appartenenti ai vari settori professionali: dal mondo della meccanica e degli impianti, dell'agricoltura, della medicina, dell'architettura, dell'edilizia, del retail, della ristorazione e ospitalità e dell'ICT.
Sarà quindi coinvolto il database che risponde alle specifiche del tema trattato con l'invio dell'invito via email (max 3 testate in target).
Nei giorni precedenti al Webinar gli utenti registrati riceveranno diversi avvisi via email con le credenziali per partecipare.
Il giorno del Webinar sarà possibile ascoltare la presentazione in diretta streaming e monitorare tutte le attività dal proprio computer o tablet rispondendo alle domande dei partecipanti.
Trattamento dei dati
Le registrazioni avverranno esclusivamente online tramite un form per la raccolta di eventuali consensi aggiuntivi per il trattamento dei dati personali come stabilito dal GDPR.
Quanto dura un Webinar
La partecipazione al seminario è gratuita e ha una durata di circa un’ora, con un numero massimo di partecipanti online pari a 500.
Attività post Webinar
Due giorni dopo l’evento, lo sponsor riceverà l'elenco dei nominativi dei partecipanti. Sarà possibile, se previsto contrattualmente, attivare un ulteriore raccolta di nominativi post Webinar proponendo il video della registrazione online con accesso riservato.
Specifiche dall'azienda committente
Durante la fase di preparazione della comunicazione (1 mese prima) verranno definiti tutti gli aspetti contenutistici e grafici da inviare via email al proprio referente, mettendo in cc l'email webinar@tecnichenuove.com:
- Titolo del Webinar
- Data di svolgimento (stabilita in base alle disponibilità)
- Descrizione dell’argomento
- Durata evento: 1 ora max
- Numero dei relatori (Speaker): un solo relatore alla volta. È prevista la presenza fino a due relatori, purché si alternino fisicamente, uno per volta, alla postazione indicata
- Moderatore: se ritenuto necessario sarà a cura del cliente (figura poco appropriata in un webinar)
- Host (persona addetta ai contatti con il pubblico via chat durante lo svolgimento del webinar) sarà a cura dell'azienda committente
- Slide presentazione: almeno 1 settimana prima del webinar
- Campi del form aggiuntivi
Attività incluse
- Invio nr. 3 promemoria prima dell’inizio del Webinar: 3 giorni prima, 1 giorno prima, 1 ora prima.
- Report delle adesioni post invio inviti: 2 giorni dopo ciascun invito
- Questionario di iscrizione su modulo standard
- Banca Dati: analisi e definizione del target in collaborazione con la redazione coinvolta
- Email di invito: realizzazione html responsive con immagini e testi definiti dalla redazione coinvolta (se previsti anche foto e bio dei relatori)
- Accoglienza cliente nel giorno di svolgimento del webinar
- Aspetti tecnici: illuminazione, fondale, microfoni, webcam/telecamera, podio/tavolo, gestione collegamenti, audio voip/telefono, registrazione
- Post produzione: lavorazione del video del webinar, riprese dei relatori e integrazione delle slide (consegna 7 giorni lavorativi dopo lo svolgimento)
- Report finale dei partecipanti: 2 giorni dopo il Webinar
Tutte le attività di comunicazione saranno definite in fase di trattativa con l'azienda committente e la promozione per la registrazione avverrà anche tramite le newsletter redazionali delle testate coinvolte o altre azioni di web marketing (social, articoli, blog, etc..).
Attività extra
E' possibile personalizzare ulteriormente la realizzazione del Webinar, la promozione, la reportistica e le attività post Webinar solo in fase di trattativa.
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